科学时报 作者：金鹂
不久前，中国科学院院长路甬祥在一次讲话中表示：中国科学院在秘书配备的观念上要有突破，应该在院内建立起一套较为规范的现代文秘制度。要名正言顺地为优秀研究员配置秘书，让他们从繁琐的事务性工作中解脱出来；但也要防止那些没有创新能力的人员滥竽充数，挂上秘书的头衔；秘书要经过职业化的训练，才能更好地为科学家处理日常事务。
每天早上八点半左右，在一楼办公的刘俊都会按时到七楼一趟，因为闻海虎研究员的办公室在那里，作为超导国家战略实验室的秘书，刘俊要为室主任闻海虎处理很多日常行政事务，每天早晨的会面成为她这四年来固定的工作程序。
一流的研究所需要一流的管理。在国外，许多高级科技人员都配备有秘书，由秘书协助完成主要的日常事务性工作。在中国，一提起秘书，往往会与“当官儿的”联系在一起，副部长以上才能配有专职秘书。事实上，这已是一种过时的观念，在中国科学院物理研究所，随着现代文秘制度的建立，已经让越来越多的研究人员享受到专心于科研工作的乐趣。
据物理研究所人事教育处处长陈伟介绍，进入知识创新工程试点全面推进阶段以后，国家进一步加大了对科研的投入，物理所承担的科研任务更加繁重，广大科技人员的责任也不断加大。为了把科研人员从繁杂的事务性管理工作中解脱出来，有更多的精力投入到科研工作中，物理所从2000年年底开始秘书制试点工作，2001年上半年正式开始，运行三年多来，达到了预期的效果。
2001年夏天，刘俊从北京师范大学教育系研究生毕业，在物理所面试之后马上收到了录用通知，出于对物理所人文环境的好感和对一种浸染着浓厚学术氛围的简单生活的向往，刘俊毫不犹豫地选择了到物理所做一名实验室秘书。物理所超导实验室现有固定人员28人，临时人员十余人，研究生四十余人，作为秘书，刘俊是室里唯一的专职行政人员。对于自己的职责，她认为“跟一般的私人秘书不太一样，不仅是主任的秘书，而且是整个实验室的秘书，既要协助主任处理实验室事务，同时还要为实验室所有研究人员、技术人员和学生服务”。作为实验室和管理部门的桥梁和纽带，刘俊的工作涉及到人事考勤工资、岗位聘任、职称评定，科技项目申请论证、中期评估、结题、评价，外事接待、组办学术会议、办理签证购汇，财务报销、项目预算编制、年度报表，研究生教育，内部网络等各方面，用她自己的话说，“所里方方面面的事情都要照顾到。”
也正因为如此，对秘书工作能力的要求是全方位的。采访开始的时候，刘俊刚刚忙完一个重大项目结题的预算执行报表，从一堆财务报表中解放出来的她笑称，实验室秘书是“全能型的秘书”。“秘书和秘书是不一样的，同一件事情，一个秘书做六分，而另一个秘书则会做到八九分。对一件事情，我从来都会想着尽量节省主任和其他人员的时间和精力，尽自己的全力做到不能做为止。”刘俊这样给自己定位。闻海虎研究员每年都会有一些出访计划，他从来不用为繁琐的签证手续和材料烦心，他只需要在一张张填妥的表格上签字，届时收拾好行李就可以启程。这其中无数细微的事情刘俊已经帮他打理好了，至于过程他不用知道。作为国内外学术交流的重要窗口，超
